השלב הראשון – לדעת מה אתם רוצים
כמו בתחילתו של כל ארגון של אירוע, יש להבין בדיוק כיצד אנחנו רוצים שהאירוע יתנהל.
הדבר דומה לאירועים שמופקים בתוך אולמות ומקומות סגורים – יש לבחור את המקום, לסגור תאריכים ושעות ולבנות לוח זמנים המפרט את חלקי האירוע.
בהפקת אירוע שטח, כל ההיבטים הללו נדרשים, ואף יותר.
האופי הפתוח של אירוע השטח מצריך תכנון מדויק יותר הן מבחינת המיקום והן מבחינת הזמנים, ואסור לפספס גם את הדרישות הבירוקרטיות שנדרשות במקרה זה ונחסכות באירוע המופק באולם ייעודי.
ניתן לסכם את כל ההיבטים הראשוניים הללו שמצריכים את תשומת ליבנו בנקודות הבאות:
תיארוך: כמו בכל אירוע אחר, יש לבחור תאריך ושעה, אך צריך להבין שבמקרה של אירוע שטח יש לשני אלו חשיבות גדולה הרבה יותר.
אם נפעיל שיקול דעת בבחירת האולם בהתאם לתאורה הטבעית ששעת היום הרצויה מספקת ובהתאם לתנאי מזג האוויר של העונה בה אנו מקיימים את האירוע, הרי שעבור אירוע שטח מאפיינים אלה חשובים אף יותר.
הם ישפיעו על בחירת האלמנטים הניידים שעלינו למקם בסביבת האירוע ויכולים להשליך על אופיו באופן מלא.
זמנים: אירוע השטח הוא אוסף של אינספור אלמנטים שאמורים לעבוד במקביל ובזה אחר זה, רובם מופעלים על ידי מפעילים וספקים שונים.
לפיכך, יש ליצור לוח זמנים אמין עבור האירוע, שיוכל להוות מדריך לסידור של כל האלמנטים השונים.
מיקום: המיקום של אירוע השטח הוא חשוב ביותר, וזאת רק מפני האפשרויות הבלתי נגמרות לאירוע השטח.
"שטח" הוא מושג כה רחב, ותחתיו ניתן למקם את האירוע על חוף הים, באמצע המדבר, בלב היער או במדשאה מטופחת.
השיקולים של המיקום צריכים לכלול את התחושות והאופי שאנו רוצים לייצר לאירוע (ובאופן זה הם אמורים להתכתב עם התיארוך שאנו קובעים עבור האירוע), אך עם זאת יש לזכור שלא כל שטח יספק את התנאים לאירוע שלנו.
הרצאה שקטה בליווי מקרן עשויה לסבול מהסחי דעת רבות על חוף הים, ואילו חגיגה עמוסה במתקנים עשויה לכלול שלל אתגרים לוגיסטיים כשהיא מתנהלת בנקודה נידחת בין הררי המדבר.
אישורים: למרבה הצער, ולמרבה המזל, איננו יכולים לקיים אירוע בכל מקום סתם כך.
הדבר מצער, מפני שהיינו יכולים לחסוך זמן רב אם לא היינו נאלצים לרדוף אחר אישורים בירוקרטיים, אך הדבר גם חשוב, מפני שלא כל מקום כשיר לאירוע ואיננו נרצה להסתכן.
לפיכך, יש לדאוג לקבל את האישורים הנדרשים מהמשטרה, ממכבי האש וממד"א.
אלו יספקו אישור שמיקום האירוע הוא בטוח, וגם יבטיחו כי ישנה גישה מהירה למקום האירוע על ידי כוחות הביטחון במידת הצורך.
בנוסף, יש לקבל את האישורים הרלוונטיים לקיום האירוע על ידי הבעלים של השטח, בין אם מדובר בבעלות פרטית או של רשות מחוזית כלשהי.
השלב השני – בחירת הספקים
יש לנו מקום ויש לנו תאריך, אך אם לא נתחיל להרכיב את האירוע לא יהיה בשטח שום דבר פרט לשטח.
ישנם מקומות אשר מספקים חלק מן השירותים בעצמם – באם השטח בו אנו בוחרים מקורב לנקודת חשמל, או בעל סככות קיימות – אך לרוב נצטרך לצאת מנקודת ההנחה שעלינו לבנות את האירוע מאפס.
עלינו ליצור קשר עם כל הספקים ולדאוג שכל האלמנטים הנדרשים יהיו באירוע.
ניתן להגדיל ולשכור מעצב לאירוע כדי שיחלוק איתנו חלק מן העבודה אך אין זה הכרח, ועם מציאת הספקים הנכונים נוכל לעשות את כל העבודה מולם.
ריהוט: אין מילה פשוטה לסכם אלמנט כה חשוב, אך ריהוט הוא הקרוב ביותר עבורה.
עלינו להקים את אזור האירוע מאפס, ועל אף שבחרנו בשטח פתוח בשביל הנוף, אנו לאו דווקא נרצה למקם את האורחים תחת כיפת השמים לאורך כל האירוע ובטח שלא נרצה להכריח אותם לשבת על הקרקע.
עלינו לדאוג לכל האביזרים שאמורים להרכיב את האירוע – פינות ישיבה, במות, משטחים או שטיחים, סככות וביתנים.
לא כל אירוע דורש את כולם, אך עלינו לשקול כיצד נרצה שהאירוע שלנו יראה ולהתכונן בהתאם.
בנוסף, יש לבדוק האם חברת הקייטרינג תספק לנו שולחנות וכיסאות לארוחה, או שעלינו לקבל אותם מספק חיצוני.
קייטרינג: מהו אירוע בלי אוכל? חלק בלתי נפרד מן האירוע הוא המזון ועלינו לתאם את ספק המזון שלנו בהתאם לריהוט שאנו בוחרים לאירוע ובהתאם לתשתיות.
שירותי קייטרינג אחדים מציעים קרונות, אחרים מספקים סכו"ם וישנם כאלה שגם יספקו לנו שולחנות אוכל וכיסאות.
לכן יש לבצע בירורים גם מעבר לתפריט שאנו רוצים כדי לדעת מה חברת הקייטרינג תביא לאירוע ומה עלינו לייבא ממקורות חיצוניים.
אתם מוזמנים להשאיר פרטים ליצירת קשר על מנת לקבל את כל המידע הדרוש אודות שירותי הקייטרינג שלנו.
חשמל: התשתית הראשונה שאנו צריכים עבור האירוע שלנו היא חשמל.
מעטים האירועים שלא מערבים אמצעי הגברה או אמצעי תאורה, ופעמים רבות אף שירותים אחרים שכלולים באירוע שלנו יזדקקו לאספקת חשמל.
לפיכך יש לדאוג לאספקת חשמל ראויה עבור האירוע, אם באמצעות תשתית הקיימת בשטח שבחרנו ואם באמצעות גנרטורים.
יש לוודא שהספק החשמל הנדרש עבור האירוע שלנו אכן מסופק על ידי התשתית שבחרנו.
סאונד: אמצעי ההגברה רבים מספור והם יכולים להסתכם בספק אחד או להתפרס על מספר נותני שירות.
החל מדיג'יי, דרך כלים נלווים להגברה כמו מיקרופונים ועד רמקולים, שדורשים הן השכרה והן התקנה באזור האירוע, ופעמים רבות דורשים הכנה של האזור לקראת ההתקנה.
יש לשמור על התקשרות קבועה עם שירותי ההגברה והסאונד, כדי לדאוג שאנו יודעים מה הצרכים שלהם לתפקוד מלא של אמצעי ההגברה, וכך להבטיח סאונד איכותי לאורך כל האירוע.
תאורה: באופן דומה לאמצעי הגברה, גם אמצעי תאורה הם רבים ומגוונים.
לתאורה יש תפקיד מפתח בשני מקרים – כאשר האירוע מתנהל בשעה או במיקום בהם התאורה הטבעית אינה איתנה, וכאשר מדובר בחגיגה או מסיבה בהן יש לתאורה תפקיד חשוב בעיצוב האווירה.
בנוסף לכך, אמצעי תאורה נוספים עשויים להידרש עבור האירוע – אמצעי נפוץ שכזה הוא המקרן, שיש לספק עבורו משטח הקרנה מראש.
יש להכין רשימה של כל דרישות התאורה שלנו עבור חלקיו השונים של האירוע ולהתקשר עם ספקים שיכולים לספק זאת.
שירותים ניידים: תשתית שלא תמיד זוכרים היא השירותים הניידים של אירועי השטח.
אירועי שטח נעדרים את התשתיות הבסיסיות הקיימות באולמות אירועים, והשירותים היא אחת מהן.
למרבה המזל, כבר עברנו את תקופת הזוהר של השירותים הכימיים שרק המחשבה עליהם עדיין מעוררת גועל באינספור אנשים.
כיום קיימים שירותים ניידים איכותיים שהופכים לחוויה איכותית ומרעננת בכל מקום.
השירותים הניידים מגיעים עם תאורה מובנית והם נשמרים נקיים ומצוחצחים.
יחד עם אלמנטים נוספים כמו אפשרויות למנגינת רקע, אוורור מתקדם ויעיל והפצת ריחות מנטרלים, אפשר להיות בטוחים שהאורחים יהינו משימוש מרענן בשירותים.
דוגמאות נוספות לשירותים ניידים מפוארים, אפשר למצוא באתר של חברת גורסט שמבדיקה שעשינו, נראה שעובדת קשה על מנת לספק ללקוחות שירותים יוקרתיים ומפוארים.
מים: עוד תשתית שנראית לנו כה מובנת מאליה עד שקל לשכוח אותה, היא תשתית המים.
התשתית הזו נדרשת לשלל תשתיות אחרות, וישנה סבירות גבוהה ששירותי הקייטרינג או שהשירותים הניידים יזדקקו לחיבור לתשתית המים המקומית.
נוסף לכך, תשתית מים יכולה לספק בפשטות מי שתיה לאורחים. יש לדאוג לאספקת מים סבירה עבור האירוע, שתספק את האורחים ואת שלל השירותים השונים שנזקקים לה.
שירותי ניקיון: ומה קורה בסוף האירוע? לאחר שהאירוע נגמר והספקים יאספו את המתקנים שלהם, עדיין יישאר לכלוך שיש לאסוף ולנקות.
כאשר מדובר בשטח טבעי, הדבר חשוב פי שניים, ואיננו רוצים להתיר אחרינו שטח מלוכלך ומזוהם.
לשם כך יש לדאוג לשירותי ניקיון שיבטיחו לנקות את השטח בסוף האירוע ולהחזירו למצבו הטבעי.
כך נוכל להבטיח שנחזיר את השטח לטבע ממש כפי שלקחנו אותו, ולא נותיר אחרינו עקבות מטונפות.
ספקים נוספים: ישנם עוד ספקים רבים שניתן לקחת בחשבון, והכל בהתאם לצרכים של האירוע.
אירועים אשר מתקיימים מספר ימים במקביל עשויים לדרוש מקלחות ניידות, תשתית נוספת שניתן להשכיר כיום באיכות מעולה עבור אירועי שטח.
חדרי רענון, שירותי צילום וידאו וסטילס, מתקנים והפעלות לילדים ומבוגרים ועוד, הם כולם שירותים שיש לשקול את הצורך בהם ולהתכונן עבורם בהתאם.
הכנת השטח לאירוע
כפי שנאמר, אחד מן האלמנטים החשובים ביותר שיש לקחת בחשבון עבור אירוע השטח הוא הריהוט.
תחת קטגוריה זו ניתן לסכם את כל האביזרים השונים, קטנים כגדולים, שיש לספק עבור האירוע.
ניתן להרחיב את הרשימה ולדון במלוא האמצעים שיש לספק כדי להרים אירוע איכותי ונעים – חלקם אביזרים קלים וחלקם כבדים, אחדים חשמליים ואחרים לא, ישנם כאלה שרק זקוקים לסידור וישנם אלו שדורשים הקמה והתקנה מקצועית.
כך או אחרת, יש לוודא שהשטח מוכן לקבל ולספוג את האורחים המגיעים אליו.
ישיבה וארוחה: יש לבדוק עם חברת הקייטרינג האם היא מספקת שולחנות וכיסאות עבור האירוע, ובאם אינה עושה זאת, יש למצוא ספק לשם כך.
בנוסף לכך, אין להגביל את עצמנו לכיסאות ושולחנות אוכל, ובהתאם לאירוע ייתכן שנרצה סוגים שונים של פינות ישיבה.
החל מכיסאות נוחים, ספות ופופים, ועד לשולחנות קפה או שולחנות בר, יש להתחשב בכל האלמנטים שאנו רוצים לספק לאירוע ולדאוג להביא אותם לשטח.
גגות: גגות וקירות יכולים לבוא בשלל גוונים וצורות, וכולם יכולים להגיע לשטח שם ניתן להקים ולהרכיב אותם.
בחודשי הקיץ, גם בשעות בהן השמש כבר לא נמצאת במרכז השמים, תמיד נעים להקים שמשיות ורשתות צל נעימה אשר מייצרים אווירה פתוחה ומרווחת.
בחודשי החורף ובעונות המעבר מאידך, יש לספק מבנים עמידים מעט יותר, שיכולים להגן מפני הרוח ומפני משקעים, במידה ואלו יגיעו.
כדאי לשקול שימוש בסככות ואף באוהלים.
חימום לחורף וקירור לקיץ: שלל מאווררים ומצננים ניידים עומדים לרשותנו כדי להקל על עומסי החום שיכולים להטריד את האורחים שלנו בחודשי הקיץ.
בהתאמה לכך, מזגנים ניידים, אח ומתקני בערה יכולים לספק סביבה חמה ונעימה בחודשי החורף.
יש לדאוג לאמצעי בקרת מזג האוויר ניידים כדי להקל על החוגגים ולדאוג לאווירה נעימה וטובה.
ריהוט נוסף: בהתאם לתנאי האירוע, יש לשקול את השימוש באמצעי ריהוט נוספים.
אלו יכולים להיכלל למטרות עיצוביות וכדי לספק נוחות לאורחים, אך כמו כן ישנם אביזרי ריהוט שיש להם שימושים פונקציונאליים.
בין אלו ניתן למנות לדוגמא מקררים, שייתכן ויהיה בהם צורך עבור מזון נוסף לזה המסופק על ידי חברת הקייטרינג.
ערכת עזרה ראשונה ואמצעי כיבוי אש: דברים חשובים שאין לשכוח במקום האירוע הם האביזרים למקרי חירום, ובהם ערכה לעזרה ראשונה ואמצעי כיבוי אש.
סביר להניח שבעת ההתקשרות עם מכבי האש ועם מד"א, הם יידעו אותנו לגבי הדרישות הללו, אך אף פעם אי אפשר להזכיר זאת יותר מידי.
בנוסף לאביזרים שאנו מביאים לאירוע, יש לוודא שהשטח עצמו מוכן לקבל את האורחים ואת האירוע.
הדבר מתאפיין בשני היבטים: הראשון הוא גישה נוחה לאזור האירוע, באופן רגלי או באמצעות כלי רכב, תוך התחשבות באורחים בגילאים שונים ובאורחים בעלי מוגבלויות שיש לדאוג עבורם לגישה נוחה.
כמו כן יש לדאוג לגישה נוחה עבור הספקים, ולזכור שחלקם צריכים לשנע כלים כבדים ולהרכיב אותם באזור האירוע.
ההיבט השני הוא תיחום והפרדה, במידה והשטח הנבחר נמצא בקירוב לעוברי אורח רבים, וכך ניתן לשמור על אירוע פרטי ללא מבקרים בלתי רצויים.
חוויה טבעית בלתי נשכחת
אירוע שטח יכול לספק חוויה טבעית בלתי נשכחת שתהיה שונה ומיוחדת יותר מכל אירוע שיתקיים באולם.
אם לא די בכך, העלות הכוללת של אירוע בשטח היא לרוב נמוכה יותר מאירוע מקביל המתנהל באולם מובנה, וזאת על אף הצורך לאספקה עצמאית של כל התשתיות.
באמצעות השירותים המעולים הקיימים כיום בשוק, העושים שימוש בטכנולוגיות מתקדמות ניתן להרכיב אירוע איכותי בכל מקום ובכל זמן.
עם אינספור השטחים הטבעיים היפהפיים של מדינת ישראל, ניתן למצוא פינות חמד מרהיבות שיספקו נוף חלומי עבור אירוע מכל סוג.